Politique de confidentialité
1. Objet
En vertu de l’article 63.4 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Société de développement de la Baie-James (la Société) doit adopter et mettre en oeuvre une politique de confidentialité, la publier sur son site Web, la diffuser par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées, la maintenir à jour et en assurer l’application.
La présente politique a pour objectif d’affirmer l’engagement de la Société de s’acquitter pleinement de ses obligations à l’égard de la protection des renseignements personnels. Plus précisément, il s’agit d’informer les personnes dont les renseignements personnels sont recueillis par un moyen technologique de la Société sur :
- la manière dont sont collectés leurs renseignements personnels;
- les droits dont ils disposent concernant ces renseignements;
- la personne responsable du traitement des renseignements à caractère personnel collectés et traités.
2. Champ d’application
La présente politique s’adresse à tout utilisateur du site Web de la Société et de toute application mise à la disposition du personnel par la Société. Les renseignements personnels visés sont ceux que la Société détient dans l’exercice de ses fonctions, que leur traitement soit assuré par elle-même ou par un tiers.
3. Utilisateurs
La présente politique s’applique à tout le personnel, peu importe son statut, à toute personne physique ou morale qui, à titre d’employé, de consultant, de partenaire ou de fournisseur, utilise le site Web ou toute application de la Société.
4. Définitions
4.1. Confidentialité
Propriété d’une information de n’être accessible qu’aux personnes ou entités désignées et autorisées et de n’être divulguée qu’à celles-ci.
4.2. Renseignements personnels
Est considéré comme un renseignement personnel toute information permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.
5. Dispositions générales
5.1. Renseignements collectés
Lorsque vous utilisez le site Web ou l’application de la Société, sont automatiquement collectés les renseignements suivants :
- nom et prénom;
- âge;
- adresse postale;
- courriel;
- numéro de téléphone;
- localisation géographique.
Vos renseignements personnels sont recueillis, conservés et utilisés à des fins de communication (à partir des formulaires de contact), de gestion de la paie, ainsi qu’à des fins statistiques ou analytiques.
5.2. Mode de collecte des données
Les moyens technologiques utilisés par la Société pour recueillir vos renseignements personnels sont les suivants :
- les courriels envoyés à partir des formulaires de contact;
- certains témoins du site Web;
- l’application d’aide à la gestion de la paie;
- le système d’information des ressources humaines;
- le système de gestion des candidatures.
Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des témoins nécessaires, fonctionnels et analytiques du site, leur durée, ainsi qu’une description de ceux-ci.
5.3. Communication des renseignements personnels
Pour les raisons mentionnées plus tôt, la Société communique vos renseignements personnels à : Google, Google Analytics et l’application de gestion de la paie.
Notez que dans tous les cas, la Société s’assure qu’ils respectent la protection de vos renseignements personnels.
5.4. Opposition à la collecte des renseignements personnels
Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels est nécessaire. Vous avez le droit de retirer votre consentement, mais la Société ne pourra toutefois plus continuer à vous offrir ses produits ou services.
Vos préférences de consentement peuvent être gérées sur le site Web de la Société.
6. Accès aux renseignements personnels
Toute personne ayant accès au tableau de bord du site Web, aux courriels, à Google Analytics, à l’application de gestion de la paie, ainsi qu’à l’hébergement du site (Rapidenet), a accès aux renseignements personnels recueillis au sein de la Société.
7. Mesures de sécurité
Les mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels sont les suivantes :
- mots de passe sécuritaires;
- accès limité aux personnes nécessaires seulement;
- mesures de sécurité prises par Rapidenet.
8. Droits des utilisateurs du site Internet
Accéder à vos renseignements personnels, demander la correction d’un renseignement incomplet ou inexact, ou déposer une plainte concernant vos renseignements personnels est possible. Transmettez-nous une demande à l’adresse suivante :
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Marie-Inès Kili
Conseillère juridique
Société de développement de la Baie-James
110, boulevard Matagami, porte 5
Case postale 610
Matagami (Québec) J0Y 2A0
mikili@sdbj.gouv.qc.ca
Vous avez également le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels. Toutefois, la Société se réserve le droit de conserver certains renseignements à des fins juridiques.
9. Responsable de l’application
La responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels est chargée de la mise en oeuvre des dispositions de la présente politique et de ses directives d’application.
10. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur au jour de son approbation par le conseil d’administration de la Société.
10. Modifications à la politique
La présente politique ne peut être modifiée avant l’expiration d’un délai de 15 jours à compter de la date de publication d’un avis de modification de cette politique. Cet avis doit indiquer la date de sa publication, l’objet général des modifications, lesquelles doivent être précisées dans une section dédiée à cette politique sur le site et indiquer la date d’entrée en vigueur des modifications.
La présente politique est disponible sur le site Web de la Société, dans l’onglet « Notre organisation ».